Durch die Einführung der Energiekostenbudgetierung im Jahr 2014 und der Zugrundelegung des Basiszeitraums der Jahre 2011 und 2012 für die Budgetzuweisung, haben sich Sonderfälle bei der Nutzung von z.B. energieintensiven Großgeräten ergeben, welche erst nach dem Jahr 2012 installiert worden sind. Für die spätere Nutzung solcher Großgeräte war im Basiszeitraum zwangsläufig noch kein Energiekostenbudget vorhanden und die Geräte wären mit Einführung der Budgetierung für die betroffenen Kostenstellen nur defizitär zu betreiben gewesen.
Daher wurde die Möglichkeit sogenannter „Härtefallanträge“ geschaffen, mit welchen die Institute bei der Energieberatung einen späteren Energiekostenzuschuss bei der Nutzung von neuen energieintensiven Großgeräten beantragen können. Je nach Art und Inhalt durchläuft der Antrag eine weitere technische Prüfung in den jeweiligen Fachabteilungen des GB3 sowie eine weitere kaufmännische Prüfung durch das Hochschulcontrolling. Der Energiebeirat befindet letztlich über die endgültige Entscheidung zu dem Antrag.
Dabei ist individuell zu betrachten, ob mit dem neu installierten Großgerät evtl. zusätzliche Einnahmen durch Forschungsdienstleistungen generiert werden können. In diesem Fall werden die Energiekosten anteilig durch die gesamte TU getragen. Übersteigen die generierten Erträge aus der Forschung eine individuell auf den Jahresverbrauchswert festgelegte Summe, wird die Höhe der Erstattung von Energiekosten entsprechend zentral verrechnet. Ab Überschreiten einer bestimmten Maximalsumme von Erträgen erfolgt keine Erstattung durch die zentrale Verwaltung mehr.