In der Regel sind in jedem Gebäude ein Strom- und ein Wärmezähler installiert. Wird das Gebäude von mehreren Einrichtungen genutzt, muss eine kostenstellenbezogene Zuordnung der Flächenanteile vorgenommen werden. Über die Art der Raumnutzung (Labor, Büro etc.) wird eine Gewichtung der genutzten Flächen vorgenommen.
Allgemein genutzte Flächen (Hörsäle, Seminarräume) werden zentral finanziert. Nebenflächen wie Flure, Sanitärräume, Technikräume oder Putzmittelräume werden als dienende Flächen definiert und mit Null gewichtet. Dadurch werden die dort verursachten Verbräuche gemäß den Verbrauchsanteilen der Gebäudenutzer indirekt umgelegt.
Um energieintensive Nutzer entsprechend höher budgetieren zu können, erfolgt eine raumweise Gewichtung des Wärme- und Stromverbrauchs über die Nutzungsart. Für die Raumflächen werden in Anlehnung an die „Bekanntmachung der Regeln für Energieverbrauchswerte und der Vergleichswerte im Nichtwohngebäudebestand“ des Bundesbauministeriums aus dem Jahr 2015 nutzungsabhängige Verbrauchskennwerte herangezogen.
Nach diesem Prinzip erhält ein Büroraum eine deutlich geringere Gewichtung als das Labor im gleichen Gebäude.
Für eine effizientere Flächennutzung sieht eine Sonderregelung vor, dass einer Einrichtung bei Flächenabgabe bis zum Flächenstichtag (31.12. eines Jahres) das volle Restbudget für das betreffende Jahr behalten dürfen. Mehrkosten bei unterjähriger Erhöhung der Fläche müssen im betreffenden Jahr durch die Einrichtung selbst getragen werden.