Ein effektives Löschkonzept ist entscheidend für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und umfasst mehrere zentrale Aspekte. Zunächst müssen Datenarten nach dem Zweck ihrer Verarbeitung identifiziert und Löschfristen festgelegt werden. Beispielsweise sollten Bewerberdaten spätestens nach sechs Monaten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen müssen beachtet werden, um rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen von Back-ups und Protokolldaten sind notwendig, um sicherzustellen, dass sie nach Ablauf ihrer Zweckbindung gelöscht werden. Regelmäßige Löschzyklen und klare Zuordnungen von Verantwortlichkeiten (z.B. IT-Abteilung für technische Löschungen, Fachabteilungen für inhaltliche Prüfungen) sind essentiell. Zulässige Löschmethoden wie das sichere Überschreiben von Daten oder die physische Zerstörung von Datenträgern müssen definiert und angewendet werden.
Unstrukturierte Daten, die besondere Herausforderungen darstellen, erfordern klare Regelungen und regelmäßige Prüfungen. Auch Dienstleister müssen die Löschvorgaben einhalten, was vertraglich geregelt und durch Audits überprüft werden sollte. Beispiele und klare Vorgaben helfen, die Einhaltung der Löschkonzepte zu gewährleisten und typische Fehler zu vermeiden.