Kurzeinführung
Wenn eine Hochschule personenbezogene Daten verarbeitet, ist sie gesetzlich verpflichtet, die betroffenen Personen darüber informieren.
Die Hochschule ist verpflichtet, diese Informationen bereitzustellen. Dies gilt für alle Abteilungen und Bereiche, die Daten erheben und verarbeiten, wie das Studierendensekretariat, die Personalabteilung oder die Forschungsabteilungen.
Der Zweck dieser Informationspflichten besteht darin, dass betroffene Personen wissen, was mit ihren Daten geschieht. Dies ermöglicht eine bessere Nachvollziehbarkeit, wer die Daten besitzt und wie diese verwendet werden, was das Vertrauen und die Sicherheit erhöht.
Eine Hochschule muss folgende Informationen bereitstellen:
- Name und Kontakt der Hochschule
- Name und Kontakt des Datenschutzbeauftragten
- Zweck der Datensammlung
- Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung
- Empfänger oder Kategorien von Empfängern
- Information über eine mögliche Datenübermittlung ins Ausland
- Dauer der Datenspeicherung
- Rechte der betroffenen Personen (z.B. Auskunft, Berichtigung, Löschung der Daten)
- Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
- Quelle der Daten, wenn diese nicht direkt von den betroffenen Personen stammen
- Informationen über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung oder Profiling (falls zutreffend)
Die Informationen müssen in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form bereitgestellt werden.
- Bei direkter Datenerhebung: Die Informationen müssen zum Zeitpunkt der Datenerhebung bereitgestellt werden, beispielsweise bei der Einschreibung oder Anmeldung zu Veranstaltungen.
- Bei Datenerhebung durch Dritte: Die Informationen müssen innerhalb eines Monats nach Datensammlung oder bei der ersten Kontaktaufnahme bereitgestellt werden, falls Daten von anderen Quellen erhalten werden.
