In vielen Projekten arbeiten verschiedene Organisationen zusammen und müssen personenbezogene Daten gemeinsam verarbeiten. Dabei ist es wichtig, dass alle Beteiligten wissen, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist. Gemeinsame Verantwortlichkeit bedeutet, dass mehrere Parteien gemeinsam entscheiden, warum und wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dafür ist eine schriftliche Vereinbarung notwendig, die genau festlegt, wer für was zuständig ist. Diese Vereinbarung muss klar und für alle Beteiligten nachvollziehbar sein. Sie sollte auch erklären, wie die Rechte und Pflichten gegenüber den betroffenen Personen eingehalten werden. Wichtig ist, dass die Hauptinhalte der Vereinbarung den betroffenen Personen zugänglich gemacht werden und die Kommunikation zwischen den Verantwortlichen gut funktioniert.
Ein Praxisbeispiel dafür ist die Zusammenarbeit zwischen einer Hochschule und einem externen Forschungsinstitut an einem Forschungsprojekt, bei dem personenbezogene Daten von Studienteilnehmern verarbeitet werden. Beide Institutionen entscheiden gemeinsam darüber, welche Daten erhoben werden und zu welchem Zweck diese verwendet werden. Daher müssen sie eine schriftliche Vereinbarung treffen, in der geregelt ist, wer für die Datenspeicherung, -sicherheit und -löschung verantwortlich ist. Außerdem muss darin festgelegt werden, wie die Betroffenen über die Datenverarbeitung informiert werden und wie sie ihre Rechte, wie zum Beispiel die Auskunft über die gespeicherten Daten, geltend machen können. Diese Vereinbarung sollte den betroffenen Studienteilnehmern zugänglich gemacht werden, und es muss sichergestellt sein, dass die Kommunikation zwischen der Hochschule und dem Forschungsinstitut reibungslos funktioniert.