Für die Umsetzung der von Senat und Präsidium verabschiedeten Energiekostenbudgetierung wurden Gremien mit Vertretern des Präsidiums, der Fakultäten und hochschulinternen Beratern eingerichtet. Zunächst nahm im Jahr 2012 die Energiekosteneinsparkommission ihre Arbeit auf. Diese wurde Ende 2013 durch den Energiebeirat ersetzt. Seit dem Jahr 2014 ist ergänzend das Kernteam tätig, das in einem zweimonatigen Tagungsrhythmus aktuelle Themen der Energiekostenbudgetierung behandelt und Beschlussvorlagen für den Energiebeirat vorbereitet.
