Mitarbeiter heutzutage haben mit einer großen Anzahl verschiedener Dokumente zu tun: Originaldokumente in Papierform wie Briefe oder Verträge, PDFs und weitere elektronische Dokumente wie Dateien und Emails. Sie werden kopiert, ausgedruckt, weitergeleitet, verteilt und an verschiedenen Orten oder in verschiedenen Systemen abgelegt. An den meisten Verwaltungsprozessen sind mehrere Organisationseinheiten beteiligt, die jeweils individuell zu einem Vorgang „eigene“ Ablagen durchführen. Das Führen einer Akte wird immer aufwendiger, Dokumente sind vielfach vorhanden und somit auch die damit verbundenen Daten und die Suche nach wichtigen Informationen wird immer schwieriger und führt zu ineffizienten Arbeitsabläufen und überlasteten Mitarbeitern.
Die TU Braunschweig wird ein Dokumentenmanagement System einführen, um zukünftig Dokumente unabhängig vom Ort nutzen zu können und redundante Dokumentenaufbewahrung zu vermeiden. Die Auffindbarkeit wird deutlich verbessert und mobiles Arbeiten uneingeschränkt möglich, ohne das Berge von Akten hin und her transportiert werden müssen. Im Rahmen von Verwaltungsprozesse wird die digitale revisionssicher Ablage ermöglicht, was weitere Digitalisierungsoptionen eröffnet. Schlussendlich werden die Vorgänge rund um ein Dokument einfacher und bieten allen Beteiligten mehr Transparenz, schnelle Prozesse und ein modernes Arbeiten.
| Project Owner | Dietmar Symrek (Vizepräsident für Personal, Finanzen und Hochschulbau) |
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| Projektleitung | Dr. Lotte Gabriel-Jürgens - h.gabriel-juergens(a)tu-braunschweig.de [PMO] |
| Projektkoordination | Anne Heyroth - a.heyroth(a)tu-braunschweig.de [PMO] |
| Projektdauer | 05/2020 - 05/2025 |
| Kernprojektteam | PMO, GITZ, verschiedene Fachabteilungen |
