Hallo Leute,
In diesem Abschnitt stelle ich mein letztes Projekt vor: die Evaluation der Projektmanagement Software. Dabei beschreibe ich, warum wir überhaupt eine PM-Software einsetzen und was die Motivation für dieses Projekt war. Im Detail erläutere ich wie ich vorgegangen bin und stelle ein Fazit der Auswertung bereit.
Die Evaluierung von Projektmanagement-Software ist ein wichtiger Schritt bei der Auswahl des richtigen Tools, das den individuellen Anforderungen eines Unternehmens gerecht wird. Es gibt eine Vielzahl von Projektmanagement-Software auf dem Markt und es ist wichtig, eine gründliche Bewertung durchzuführen, um die beste Option zu finden. Hierbei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle, wie z.B. Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Integration mit anderen Systemen, Kosten und Support.
Aber was ist eine PM-Software genau? Eine Projektmanagement-Software (im folgenden PM-Software) bietet eine zentrale Plattform, um alle relevanten Informationen und Dokumente eines Projekts an einem Ort zu sammeln. Dadurch wird eine klare und strukturierte Organisation ermöglicht. Die Software erleichtert die Zuweisung von Aufgaben an einzelne Teammitglieder. Projektmanager können Aufgaben erstellen, priorisieren und den Verantwortlichen zuweisen. Eine wichtige Funktion der Projektmanagement-Software ist die Möglichkeit, zeitliche Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben zu definieren und zu visualisieren. Dies ermöglicht es, den kritischen Pfad und Engpässe im Projekt zu identifizieren. Die Software ermöglicht es, die aufgewendete Zeit für die einzelnen Aufgaben im Projekt zu erfassen. Dies ermöglicht eine genaue Überwachung des Arbeitsaufwands und hilft bei der Ressourcenplanung und -verwaltung.
Warum habe ich das jetzt genau gemacht? Dafür gibt es mehrere Gründe: Mitarbeiter sind unzufrieden mit dem aktuell verwendeten Projektmanagement-Programm. Moderne Projektmanagement-Tools bieten Funktionen wie das Markieren von Mitarbeitern, das Erfassen von Kommentaren und die Integration von Kommunikationstools. Das Fehlen solcher Funktionen kann die Zusammenarbeit und den Informationsfluss behindern. Ein überladenes oder schlecht gestaltetes User Interface erschwert die Navigation und Nutzung des Programms. Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, die benötigten Funktionen zu finden und effizient zu arbeiten. Das aktuelle Programm wirkt stark überladen. Ein überladenes Programm mit unnötigen Funktionen kann zu Verwirrung führen und die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen. Mitarbeiter möchten eine einfache und intuitive Software, die ihnen bei der Arbeit unterstützt und nicht überfordert. Daher war meine Motivation hinter dem Projekt eine neue, bessere Software zu finden und zu bewerten, damit die aktuelle Software abgelöst werden kann.
Bevor ich mit der Auswertung einer neuen Software starten kann, habe ich das aktuelle Programm analysiert und eine Liste aller Funktionen aufgelistet. Diese Funktionen habe ich als Vergleich für das neue Programm genutzt. Aufgeteilt habe ich nach technischen Funktionen, funktionale Anforderungen und nicht-funktionale Anforderungen. Der nächste Schritt war es dann die Anforderungen der Stakeholder zu erheben, also derjenigen Personen, die mit der PM-Software arbeiten werden. Dazu habe ich qualitative Interviews mit den relevanten Stakeholdern geführt. Durch diese Interviews können die Bedürfnisse und Anforderungen der einzelnen Projektbeteiligten besser verstanden werden. Die Stakeholder können Projektmanager, Teammitglieder, Führungskräfte und andere wichtige Personen sein, die von der Projektmanagement-Software betroffen sind. Die Interviews sollten gezielt Fragen zur aktuellen Arbeitsweise, den Herausforderungen und den gewünschten Verbesserungen stellen, um ein umfassendes Bild der Anforderungen zu erhalten.
Die erhobenen Anforderungen der Stakeholder bilden die Grundlage für die Evaluierung und Bewertung der Projektmanagement-Software. Es ist wichtig, die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholder zu berücksichtigen, da sie unterschiedliche Perspektiven und Anforderungen haben können. Einige Stakeholder legen möglicherweise Wert auf eine benutzerfreundliche Oberfläche, während andere eine starke Integration mit anderen Systemen bevorzugen. Durch die Priorisierung der Anforderungen können die wichtigsten Kriterien für die Auswahl der Software identifiziert werden.
Die Antworten der Interviews habe ich später ausgewertet und grafisch dargestellt, was die Übersichtlichkeit über die Anforderungen erleichtert. Später habe ich die Anforderungen mit weiteren Kriterien ergänzt. Dazu gehören K.O Kriterien wie eine ISO 27001 Zertifizierung, regelmäßige Backups der Daten und Datenspeicherung in der EU oder in Deutschland. Alle diese Anforderungen wurden dann auf einer Skala von 1-5 gewichtet und mit einer Note von 1-5 für die potenzielle neue PM-Software bewertet.
Als nächstes stand eine Marktanalyse nach PM-Software auf dem Plan. Insgesamt habe ich mir fünf unterschiedliche PM-Software ausgesucht und anhand meiner Anforderungen mit einer Note von 1-5 bewertet, je nachdem wie gut oder schlecht das Programm die Anforderungen erfüllen kann. Dabei kamen recht unterschiedliche Ergebnisse raus. Das beste Programm hat eine Note von 2,04 bekommen und das schlechteste ein Ergebnis von 3,17.
Und wie geht’s jetzt weiter? Jetzt muss die alte PM-Software mit einer neuen, besseren Software ersetzt werden. Die Software mit der besten Note soll zukünftig bei der SZDS GmbH eingesetzt werden. Der Austausch der PM-Software erfordert die Unterstützung und Zustimmung der Geschäftsführung. Es ist wichtig, ihnen die Vorteile und Mehrwerte einer modernen Softwarelösung zu vermitteln. Der Austausch der PM-Software ist ein umfangreiches Vorhaben, das Zeit und Ressourcen erfordert. Ein Austausch kann durchaus mehrere Jahre in Anspruch nehmen. Vorhandene Projekte müssen abgeschlossen werden, die neue Software muss in der Firma eingeführt und Mitarbeiter geschult werden. Die Mitarbeiter spielen eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Einführung einer neuen PM-Software. Es ist möglich, dass einige Mitarbeiter an die alte Software gewöhnt sind und nicht bereit sind, sie zu ersetzen. Daher müssen diese frühzeitig in den Entscheidungsprozess einbezogen werden und ihnen die Vorteile und Verbesserungen der neuen Software aufzuzeigen.
Insgesamt ist das Projektmanagement ein wesentlicher Bestandteil des Erfolgs eines Unternehmens. Durch eine gründliche Evaluierung von Projektmanagement-Software, die Durchführung qualitativer Interviews und die Erhebung der Anforderungen der Stakeholder können Unternehmen die richtige Softwarelösung finden, um ihre Projekte besser zu organisieren.
Schöne Grüße
Philip