Nachdem ich im ersten Teil eine Einleitung und einen Überblick über das Unternehmen sowie die Abteilung gegeben habe, werde ich nun meine konkreten Aufgaben im Rahmen der Projektarbeit darstellen.
Bei dem Projekt handelte es sich um ein nationales Integrationsprojekt von verschiedenen Softwareprodukten und -systemen der drei unterschiedlichen Bereiche. Damit sollte eine zukünftige Harmonisierung der Geschäftsprozesse erzielt sowie Redundanzen vermieden werden. Im aktuellen Zustand hatte jeder Bereich seine eigenen Systeme und Geschäftsprozesse. Dadurch gab es eine Vielzahl von doppelten oder sogar dreifachen Vorgängen für denselben Prozess mitunter sogar durch verschiedene Softwareprodukte, das zu einer erhöhten Komplexität führte. Denn alle drei Bereiche und damit auch die Systeme waren anfangs autark in der Landschaft untergebracht. Erst die Ergebnisse der Geschäftsprozesse wurden in einem einheitlichen System zusammengefasst, um eine bereichsübergreifende Auswertung (Reporting) zu ermöglichen. Dadurch gab es immer wieder Probleme bei der Integration und Fehlern in den Auswertungen, da spezifische Schnittstellen notwendig waren. Diesen mussten im Nachgang immer wieder manuell angepasst werden, das den gesamten Prozess verlangsamte und zu einer erhöhten Intransparenz führte. Folglich gab es auch bei Neuentwicklungen keine Kommunikation zwischen den Bereichen, weshalb eine plötzliche Anpassung in einem der Systeme einen kompletten Ausfall im Reporting zur Folge hatte. Diese Komplexität und Ineffizienz ging es in dem Projekt zu beheben und zu verbessern. Ziel war es, eine einheitliche Systemlandschaft zu schaffen, in der die Komplexität deutlich reduziert wird und die Geschäftsprozesse dadurch effizienter ablaufen können. Ein einziges System sollte am Ende zur Verfügung stehen, in dem alle Prozesse der drei Bereiche integriert worden sind.
Während meiner Anstellung befand sich das Projekt in der Analysephase. Ich habe bei der Erhebung von quantitativen und qualitativen Prozess- und Bedarfsanforderungen aus den verschiedenen Fachbereichen mitgewirkt. Konkret ging es dabei um die Erstellung des Business Case für das Projekt. Der Business Case stellt Kosten und Nutzen sowie Zeit und Risiken gegenüber und veranschaulicht, warum sich das Projekt lohnen würde. Dabei kann der Nutzen monetär sein aber auch in einer Verbesserung der Prozesse liegen und somit zu einer Arbeitsentlastung beitragen. Darüber hinaus kann am Ende ein Kostensenkungspotential aufgezeigt werden. Um alle relevanten Informationen zu erhalten, habe ich mit den einzelnen Fachabteilungen Gespräche geführt und mir die Prozess erläutern lassen. Da die einzelnen Bereiche nicht hauptverantwortlich in Braunschweig saßen, gab es auch einige Besuche an den anderen Standorten zu erledigen. Anschließend habe ich daraus konkrete Zahlen abgeleitet, wenn sie mir nicht geliefert wurden, und ich konnte damit den Business Case aufbauen. Die Investitionen und die damit verbundenen möglichen Einsparungen wurden auf die kommenden Jahre aufgeteilt und hochgerechnet, um konkrete Zahlen für einen Erfolg des Projekts zu erhalten. Der Business Case wurde nach und nach immer detaillierter dargestellt, um möglichst jeden einzelnen Kostenpunkt darzustellen. Abschließend wurde er den Projektverantwortlichen vorgestellt und über einen möglichen Ausbau diskutiert.
Eine weitere Aufgabe, die ich nebenbei bearbeitet hatte, lag im Aufbau eines Testfallkatalogs für das Testmanagement. Sollte es zu einer Umsetzung kommen, müssten alle Geschäftsprozesse in dem neuen System getestet werden. Dafür müssen die einzelnen Prozesse aus den drei Bereichen vereinheitlicht oder sogar neu definiert werden. Für die Prozesse habe ich dann in enger Abstimmung mit den Fachbereichen Testfälle erstellt und in einen vorhandenen Katalog mit aufgenommen. Dabei bestand eine große Herausforderung bei den abteilungsübergreifenden und den sich direkt beeinflussenden Prozessen.
Im dritten Teil werde ich meine gewonnenen Erfahrungen und den Nutzen eines Praktikumswährend des Studiums darstellen.
Kai