Hallo zusammen,
nach dem ich im ersten Blogeintrag ein wenig auf das Unternehmen und die Abteilung IT & Project Management eingegangen bin, möchte ich Euch nun etwas zu meinem Tätigkeitsbereich und meinen Aufgaben erzählen.
Wie bereits zuvor erwähnt, ist die Abteilung IT & Project Management für die Bereitstellung von IT-Projektleitern für Projekte und Programme innerhalb der VWFS Gruppe zuständig. Als Assistenz des Abteilungsleiters war ich während meiner Zeit dort für den organisatorisch/koordinativen Part innerhalb meiner Abteilung zuständig.
Einer meiner Aufgaben umfasste zum Beispiel das monatliche Erstellen und Weiterentwickeln des Portfolio-Reportings. Das bedeutet, ich habe zu Anfang jedes Monats notwendige projektspezifische Daten und Kennzahlen der Projekte und Programme, indessen unsere IT-Projektleiter involviert waren, des Vormonats aus verschiedenen Datenbanken entnommen und in unserem abteilungsinternen SharePoint aktualisiert. Die Daten wurden dann weiter in Excel überführt und mithilfe von PowerPoint für die darauffolgende Präsentation anschaulich aufbereitet. Das Ziel dieses monatlichen Prozesses ist dabei das formalisierte Festhalten des Projektfortschritts und der Projekt(zwischen)ergebnisse.
Weitere Aufgaben von mir waren das Strukturieren und Begleiten des Onboarding-Prozesses für neue IT-Projektleiter, die Mitarbeit in einer Initiative zur Steigerung der Effizienz in Projekten, das Strukturieren des internen Projektportfolio Managements, die Unterstützung in strategischen Themenstellungen der Organisationseinheit, die Pflege des Intranet-Auftritts der Abteilung sowie die Optimierung der internen Kommunikation/Kooperation.
So beispielsweise fand während meiner Zeit das Aufsetzen neuer IT-Rahmenverträge mit externen Dienstleistungsfirmen statt, weil noch bestehende Kontrakte auslaufen sollten. Ich konnte bei der Gestaltung dieser neuen Rahmenverträge, die uns als Auftraggeber einen zukünftig flexibleren Handlungsspielraum erlauben sollten, kreativ mitwirken und koordinierte alle Angelegenheiten rund um die auslaufenden Kontrakte.
Wie aus meinen Aufgaben hervorgehend, stand ich während meiner gesamten Tätigkeit immer im sehr engen Austausch mit dem Abteilungsleiter. Für den Regelaustausch hatten wir jeweils immer einen festen Termin einmal pro Woche eingeplant, indessen ich berichtet habe, was ich die Woche alles erledigt habe und wir gemeinsam besprochen haben, welche aktuellen Themenstellungen mit welcher Priorität als nächstes von mir zu bearbeiten sind.
Welche Erfahrungen ich rückblickend aus dem Ganzen für mich mitnehmen konnte, erfahrt ihr im letzten Blogbeitrag von mir, in welchem ich dann ein persönliches Fazit meiner Tätigkeit bei der VWFS Digital Solutions GmbH ziehe!
Bis zum nächsten Mal,
Daria