Ab Januar 2016 starten Vorbereitungsgespräche mit den Fakultäten zur gemeinsamen Entwicklung der Organisation der Umsetzung des Produktbereichs EXA. Hierzu gehören Themen des Prüfungs- und Praktikumsmanagements, Studiengangsplanung und Veranstaltungsplanung.
Neben der Formulierung der inhaltlichen Anforderungen ist auch die Planung des zeitlichen Ablaufs von großer Bedeutung, da der akademische Kalender nur wenig Raum lässt, die Experten aus den sechs Fakultäten in gemeinsamen Workshops zusammen zu bringen.