Das Vortragsprogramm findet in der Aula im Haus der Wissenschaft Braunschweig (HdW) statt. Letzteres ist in den Räumlichkeiten der alten Pädagogischen Hochschule untergebracht und verfolgt das Ziel einer engeren Vernetzung von Gesellschaft und Wissenschaft unter anderem durch öffentliche Ausstellungen und Veranstaltungen, die auf die verständliche Vermittlung von Wissenschaft ausgerichtet sind.
Die zu den Fachvorträgen zugehörigen Komponenten-, System- und Maschinendemonstrationen werden im Technikum des Instituts für mobile Maschinen und Nutzfahrzeuge stattfinden. Am ersten Abend wird darüber hinaus die Abendveranstaltung in den Räumlichkeiten des IMN ausgerichtet.
Durch den Erlass des Niedersächsischen Finanzministeriums bietet die TU Braunschweig für das Jahr 2022 keine Sonderkonditionen für Hotelübernachtungen im Zusammenhang mit Dienstreisen an. Die nebenstehenden Hotelliste stellt allerdings eine Übersicht möglicher Übernachtungsmöglichkeiten dar.