Um die Energiekosten der TU Braunschweig langfristig und nachhaltig zu reduzieren, wurde im Rahmen eines hochschulweiten Vorprojektes ein Konzept zur Energiekostenreduzierung erarbeitet. Nach Verabschiedung der Leitlinien durch Senat und Präsidium wurden die Rahmenbedingungen für die Einführung einer Energiekostenbudgetierung, die Umsetzung von Energieeffizienzmaßnahmen sowie die wissenschaftliche Begleitung durch Forschungsprojekte konkretisiert.
Das im Jahr 2013 durch das Präsidium der TU Braunschweig beschlossene Konzept sah drei Bausteine vor:
Für die Umsetzung der von Senat und Präsidium verabschiedeten Energiekostenbudgetierung wurden Gremien mit Vertretern des Präsidiums, der Fakultäten und hochschulinternen Beratern eingerichtet. Zunächst nahm im Jahr 2012 die Energiekosteneinsparkommission ihre Arbeit auf. Diese wurde Ende 2013 durch den Energiebeirat ersetzt. Seit dem Jahr 2014 ist ergänzend das Kernteam tätig, das in einem zweimonatigen Tagungsrhythmus aktuelle Themen der Energiekostenbudgetierung behandelt und Beschlussvorlagen für den Energiebeirat vorbereitet.
Die Infrastruktur der Universität verfügt in der Regel über eine Messstelle je Gebäude und Energieart. Zum Zeitpunkt der Einführung der Budgetierung waren die TU-Gebäude mit rund 240 Strom- und 170 Wärmemengenzählern ausgestattet.
Aufgrund der Anzahl der Messstellen und der vielen Kostenstellen ist eine weitgehend automatisierte Datenerfassung und -verarbeitung unerlässlich. Für die Energiekostenbudgetierung wurden Import- und Exportfunktionen sowie diverse Auswertungsroutinen programmiert. Die Einrichtungen können für ihre Budgetplanung und -steuerung ein Webportal nutzen, in dem eine monatsaktuelle Verbrauchs- und Budgetdarstellung für die jeweiligen Kostenstellen abrufbar ist.
Im Vorfeld wurden folgenden Voraussetzungen für eine weitgehende Automatisierung der Abrechnungsabläufe geschaffen: