Für eine geeignete Dokumentation von Forschungsdaten sollte man sich an die FAIR-Prinzipien halten. Eine Grundlage dafür bildet die Angabe von Metadaten. Metadaten kann man einfach als Daten über (Forschungs-) Daten bezeichnen. Sie dienen der besseren Dokumentation und Auffindbarkeit von Daten.
Auch die Dateibenennung von Forschungsdaten spielt eine wichtige Rolle für das Verständnis von Forschungsdaten nach der Publikation, aber auch schon für die Dokumentation während des Arbeitsprozesses. Am wichtigsten ist es, eine klare und konsistente Dateibenennung beizubehalten, besonders wenn die Daten in einem großen Projekt von vielen Wissenschaftlern genutzt werden.
Zudem sollte auf die Wahl der Dateiformate geachtet werden. Um die Daten nachnutzbar zu machen, sollten sie in nicht proprietären, offenen Formaten gespeichert werden.
Ein ganzer Lebenszyklus von Forschungsdaten kann in einem Datenmanagementplan, kurz DMP, festgehalten werden.
Das Ziel des Forschungsdatenmanagements ist: Die Daten sollen langfristig zugänglich und nachnutzbar sein, unabhängig vom Datenerzeuger.
Um dieses Ziel zu erreichen, sollten Forschungsdaten nach den FAIR-Prinzipien behandelt werden. FAIR steht für Findable, Accessible, Interoperable und Reusable. Um Forschungsdaten leichter auffindbar zu machen, sind persistente Identifikatoren und ausreichend beschreibende Metadaten hilfreich. Um Forschungsdaten leichter zugänglich zu machen, kann die Speicherung in einem frei zugänglichen Repositorium helfen. Die Interoperabilität wird gewährleistet, wenn offene, nicht proprietäre Dateiformate genutzt werden. Für die Wiederverwendbarkeit ist es abschließend hilfreich, wenn eine (möglichst offene) Nutzungslizenz erteilt wird und ausreichend beschreibende Metadaten beigefügt sind.