So, im zweiten Teil möchte ich euch gerne noch etwas über mein zweites Projekt erzählen.
Durchführung einer Ausschreibung zum Einkauf einer Software-Lösung für konzernweites Vertragsmanagement
Durch die dezentrale Organisationsstruktur der arvato services sind auch die Ansprüche an die Vereinbarung, Dokumentation und Bewirtschaftung von Leistungsbeziehungen zwischen den einzelnen arvato services-Tochterfirmen und ihren Kunden, Lieferanten und Konzernschwestern sehr individuell. In den einzelnen Firmen im arvato-Verbund werden zur Unterstützung des Vertragsmanagements zum Teil selbst entwickelte Anwendungen eingesetzt, entsprechende ERP-Module genutzt oder – im Einzelfall – bereits eine dedizierte Vertragsmanagementlösung betrieben.
Aufgrund geänderter gesetzlicher und wirtschaftlicher Anforderungen wollte arvato services den Fachbereichen eine revisionssichere Lösung von zentraler Stelle aus anbieten und betreuen.
Die Anforderungen an ein solches zentrales Angebot wurden zusammen mit den Fachbereichen erhoben und gewichtet, so dass ein umfangreicher Anforderungskatalog vorlag. Auf dieser Basis sollte eine Lösung ausgewählt und zunächst nur bei einigen Fachbereichen zusammen eingeführt werden.
Im Rahmen dieses Projekts habe ich natürlich viele verschiedene Aufgaben bearbeitet und ausgeführt, unter anderem fielen folgende Tätigkeiten in meinen Aufgabenbereich:
- Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
- Kontaktaufnahme mit den Anbietern
- Durchführung einer Kosten-/Nutzenanalyse auf Basis der Ausschreibungsbeantwortung
- Organisation von Präsentationsterminen für die besten drei Lösungen
- Aufbereitung der Präsentationsergebnisse
- Unterstützung bei der abschließenden Anbieterempfehlung
Die im Vorfeld mit den beteiligten Fachbereichen erhobenen Anforderungen wurden nach Wichtigkeit sortiert.
Um eine pragmatische und schnelle Auswertung der Ausschreibungsbeantwortungen zu gewährleisten wurden alle Kriterien gleichgewichtet. Die 20 wichtigsten Anforderungen wurden in einem Anforderungskatalog zusammengefasst und den Anbietern als Ausschreibung per eMail zugeschickt. Die Anbieter wurden im Rahmen einer Internetrecherche ermittelt. Die ursprüngliche Longlist bestand aus mehr als 20 Anbietern von denen 9 in die nähere Auswahl kamen und angeschrieben wurden.
Fünf der Anbieter haben geantwortet und die Unterlagen fristgerecht zurückgesendet. Die Antworten der Anbieter auf die jeweiligen Anforderungen wurden in der Kosten-/Nutzenanalyse mit Zahlenwerten von 0 für „nicht erfüllt“ bis 4 für „voll erfüllt“ bewertet. Die Addition der Nutzwerte ergab für jeden Anbieter einen Gesamtnutzwert. Kosten und Nutzen wurden zueinander ins Verhältnis gesetzt und die drei besten Anbieter daraufhin ausgewählt.
Mit den drei besten Anbietern wurden dann Präsentationstermine vereinbart und anschließend alle Informationen aufbereitet und ausgewertet um dann eine Empfehlung für einen der Anbieter zu geben.
Die empfohlene Softwarelösung wurde in einigen Fachbereichen eingeführt und über einen gewissen Zeitraum hinweg benutzt und getestet und schliesslich dann konzernweit verbindlich für alle Bereiche eingeführt.
Auch dieses Projekt fand ich ziemlich interessant, konnte ich doch hier mein Organisationstalent unter Beweis stellen und gleichzeitig Einblicke in einen Software-Auswahlprozess bekommen sowie diesen Prozess (zumindest teilweise) begleiten und unterstützen.
Neben den bereits vorgestellten beiden Projekten und der allgemeinen Unterstützung und Mitarbeit im Tagesgeschäft, gehörten auch noch die Organisation von Investboardterminen und Führung des Protokolls sowie die Unterstützung bei der Beantwortung internationaler Ausschreibungen in englischer Sprache zu meinen Aufgaben.