Hallo zusammen,
willkommen zurück zu meinem zweiten Blogeintrag über meine Tätigkeit bei der Volkswagen Financial Services AG. Hier möchte ich euch mehr darüber berichten, wie meine Arbeit aussieht und was meine Aufgaben waren und sind.
Als Studentischer Mitarbeiter beginnt man zunächst mit einfacheren Unterstützungstätigkeiten, damit man die Abteilung kennen lernen und dein Chef sich ein Bild von dir und deinen Fähigkeiten schaffen kann. Meine erste Aufgabe bestand darin, die Kollegen bei der Vorbereitung einer Ausschreibung zu unterstützen. Dabei sollte ich in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Service Verantwortlichen die sogenannte „Vertragsleistungsbeschreibung (VLB)“ vorbereiten. Dabei handelt sich hauptsächlich um das Lastenheft und um eine Beschreibung der aktuell eingesetzten Systeme.
Nach Abschluss der Ausschreibung habe ich in den Gesprächen mit den Kollegen erfahren, dass die Erstellung von Reports für die interne Verrechnung viel Zeit in Anspruch nahm, da die Informationen für jeden Kunden händisch aus den Systemen extrahiert und in einer Excel Datei zusammengetragen werden mussten.
Zunächst befasste ich mich mit der Verbesserung der Datenextraktion. Hier entwickelte ich ein PowerShell Skript, welches die Daten automatisiert aus den Systemen extrahiert und nach Kunden sortiert in einer Datei speichert. Eine weitere Anforderung war, dass die Daten graphisch aufbereitet und den Kunden direkt zur Verfügung gestellt werden sollten. Dazu verwendete ich einen SQL Reporting Service, der zwar schon installiert war, aber noch nie verwendet wurde. Hier konnte ich die Daten in eine Datenbank importieren und sie dann in einem Report automatisiert graphisch darstellen und den Kunden über die Weboberfläche des Reporting Services zur Verfügung stellen.
Während der Arbeit an dem Reporting wurde ich gebeten, zusätzlich in einem Projekt mitzuarbeiten, welches die Transparenz der Services, insbesondere der Kostenverrechnung, gegenüber internen Kunden in anderen Landesgesellschaften verbessert. Dazu habe ich einen Prototyp auf Basis meines Reportings entwickelt und vorgestellt.
Die Aufgaben als Studentischer Mitarbeiter variieren stark aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen der Abteilungen und der Stärken des Studenten. Daher kann ich euch nur mitgeben, seid mutig und flexibel, wenn es um diese Aufgaben geht und versucht eure Stärken zur Unterstützung der Abteilung einzubringen.
Später wechselte ich vom Studentischen Mitarbeiter hin zu einer Teilzeitstelle als Service Manager für Skype for Business und Microsoft Teams. Die Umstellung war herausfordernd, da ich nun verantwortlich für einen Service mit 24.000 Nutzern in 25 Ländern war, der aufgrund der geänderten Situation im Frühjahr 2020 massiv an Bedeutung für das Unternehmen gewonnen hat.
Als Service Manager bin ich einerseits für die technische Funktionalität, als auch für die Einbindung des Services in Unternehmensprozesse verantwortlich. Im technischen Bereich bedeutet dies, dass ich die notwendigen Server und Systeme installiere, aktualisiere und warte. In diesem Fall umfasst dies Windows Server, Datenbanken, Datenspeicher sowie Firewall und Loadbalancing Komponenten.
Zusätzlich werde ich oft von Mitarbeitern im Support für die Analyse von komplexen Störungen im Bezug auf meine Services hinzugezogen. Hier analysiere ich dann die Netzwerkverbindungen und die Protokolldateien der Systeme und setze mich bei Problemen, die auf die Software selbst zurückzuführen sind, mit Microsoft in Verbindung.
Die prozessuale Seite des Service Managements behandelt den kompletten Service Lebenszyklus vom Angebot an neue Kunden in Landesgesellschaften, über Änderungen aufgrund von geänderten Anforderungen der Kunden oder Änderungen am Service durch Microsoft bis hin zur Kündigung von Services, die nicht weiter angeboten oder von den Landesgesellschaften nicht mehr benötigt werden.
Eine besondere Komponente ist hierbei, dass ich als Service Manager nun dafür verantwortlich bin, dass den Kunden die richtigen Nutzungszahlen gemeldet und in Rechnung gestellt werden. Hier kann ich glücklicherweise auf meinen Reporting Service zurückgreifen, der auch für meinen Service diese Zahlen automatisiert ermitteln kann.
Als Service Manager bin ich auch erster Ansprechpartner, wenn es um Projekte geht, die meine Services betreffen oder in denen Services von mir eingebunden werden. Beispielsweise gab es hier ein Projekt zur Umstellung von Skype auf Teams, welches eine vollständige Umorganisation meiner Services erfordert hat.
Des Weiteren bin ich für die Steuerung der mich im Supportbereich unterstützenden Dienstleister verantwortlich. Hier sind wir regelmäßig mit den Führungskräften der Dienstleister im Austausch und besprechen die aktuelle Situation, problematische Störungen der letzten Zeit sowie die Weiterentwicklung unserer Supportprozesse.
So viel zu meinen Tätigkeiten. Ich hoffe ich konnte euch einen guten Einblick in die Tätigkeiten eines Studentischen Mitarbeiters und eines Service Managers bei der VWFS geben. In meinem letzten Blogeintrag gehe ich nochmal auf die Verbindungen zum Studium und auf die Veränderung an meinem Arbeitsplatz in den letzten zwei Jahren ein und gebe ein Fazit.