Moin moin zusammen,
in meinem ersten Blogartikel habe ich euch die Funktion eines Chief Information Officers sowie die Einordnung der Stabstelle innerhalb der Universität. In diesem Beitrag möchte ich euch gern meine Tätigkeitsfelder näherbringen.
Das allgemeine Aufgabenfeld der Assistenz, ähnelt dem anderer Bereiche. So gehören zu den gängigen Tätigkeiten die Organisation und Vorbereitungen von Terminen, Workshops und Dienstreisen. Darüber hinaus Unterstützung bei der Verwaltung von Personalangelegenheiten, wie die Ausschreibung von Arbeitsstellen oder die Verwaltung von Zeitnachweisen. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil ist die Recherche und Aufbereitung von Inhalten. Die Ergebnisse können zur Grundlage für Entscheidungen herangezogen werden oder dienen als Indikatoren für neue Trends. Gerade im Bereich vom Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologien, sind Recherchearbeiten von existenzieller Bedeutung, da hier Neuerungen in hoher Frequenz auftreten.
Zu den spezielleren Tätigkeiten, die ich während meiner Beschäftigung erledigen durfte, waren das Projektmanagement und die redaktionelle Arbeit für den Internetauftritt des GITZ. Das Projektmanagement umfasste dabei das Erstellen von Aufgaben sowie Zuweisung und die Überprüfung des Erfüllungsgrades. Hauptsächlich wurde dafür das Managementtool Redmine verwendet. In regelmäßigen Abständen wurden Treffen festgelegt, bei denen beispielsweise über aufgetretene Probleme innerhalb des Projektes gekommen ist. Gemeinsam konnte dabei Lösungsvorschläge erarbeitet werden, die dann von der jeweiligen zuständigen Person umgesetzt wurden ist. Die wichtigsten Projekte, die ich begleitet habe, gehören das Aufsetzen und Betreuen des GITZ-Blogs sowie der Konzeption und Umsetzung eines Log-Management-Tools.
Wie schon erwähnt, war ein andere Bestandteil meine Aufgaben die redaktionelle Arbeit für den Internetauftritt des GITZ bzw. dessen Blogseite. Vorrangig ging es hierbei um das Schreiben von Inhalten, Erstellen von Seiten und Kategorien sowie die Konzeption und Umsetzung einer Strategie für den Bildauftritt. Darüber hinaus unterstützte ich das Kollegium des GITZ‘ bei der Formulierung von Sätzen und der Verwendung gendergerechter Sprache. Zusätzlich half ich bei der Erstellung und dem Zusammentragen von Inhalten für verschiedene Newsletter, die sowohl per Mail verteilt wurden sind als auch auf dem Blog veröffentlicht wurden. Dabei handelte es sich unter anderem was es für neue Dienstleistungen gibt die das Rechenzentrum anbietet, ob Wartungsarbeiten geplant sind, welche Neuerungen es in der Soft- bzw. Hardware gibt oder welche Bedrohungen, in Form von Phishing-Mails etc., gerade aktuell sind.
Ich hoffe ich konnte euch mit diesem Artikel einen kleinen Einblick in den möglichen Tätigkeitsbereich der Assistenz eines CIOs geben. In meinem letzten Artikel werde ich ein Fazit über meine Erfahrungen ziehen.
Bis dahin