In den letzten beiden Beiträgen (hier und hier) habe ich ein wenig über mich, mein Unternehmen und meine Abteilung geschrieben. Jetzt soll es um eines meiner Projekte gehen: Die digitale Personalakte.
Die digitale Personalakte wurde vor einigen Jahren eingeführt und hat das Ziel, möglichst papierlos zu arbeiten. Dabei steht der Schutz der Dokumente an oberster Stelle.
- Es muss sichergestellt werden, dass nur die notwendigen Personen einen Einblick in die jeweiligen Dokumente haben dürfen. Ein Personalreferent soll z. B. nur Personaldokumente in der Akte sehen dürfen und jemand vom Entgelt nur Dokumente, die mit dem Entgelt zu tun haben.
- Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, einige Dokumente entweder nach Ablauf einer Frist wieder zu löschen oder 20 Jahre lang zu archivieren.
- Dem Arbeitnehmer muss seine eigene Personalakte auf Wunsch einsehen können.
In diesem Projekt hat die Abteilung Personal & Prozesse die Projektleitung und die IT ist primär an der Umsetzung beteiligt. Unsere Abteilung ist dabei als dritte Kraft tätig, als Schnittstelle zwischen Personal und IT, und zusätzlich als Vertreter der Anwender, die die Akte nutzen.
Im Rahmen eines Workshops wurden Prozesse modelliert, Schwächen aufgedeckt, Change Request verfasst und eine Risikoanalyse durchgeführt. Dabei konnte ich auch Wissen aus der Universität nutzen. Ich habe im Archivierungs-Prozess mit Hilfe der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) modelliert. Irgendwie ist es schon ein komisches Gefühl, wenn man etwas, das man nur „fiktiv“ aus der Universität kennt, tatsächlich auf ein reales Problem anwenden kann.
Insgesamt ist abteilungsübergreifende Projektarbeit sehr interessant und man lernt sehr viele Dinge, die an einer Universität nur schwer vermittelt werden können. Ich kann jedem nur empfehlen, während des Studium fachnah zu arbeiten, da man so deutlich besser auf das vorbereitet ist, was einen alles erwartet.
Nils Dietzsch
