Willkommen zurück! In diesem zweiten Teil meiner Blogreihe möchte ich euch einen tieferen Einblick in die verschiedenen Aufgabenbereiche geben und dabei über meine gesammelten Erfahrungen berichten.
Im Rahmen meiner Tätigkeit als Werkstudent konnte ich wertvolle Einblicke in den Rollen einer Projektbetreuung als eines IT-Business Analyst gewinnen.
Projektbetreuung: Als sogenannte Projektbetreuung besteht meine primäre Hauptaufgabe darin, dass Projektmanagement zu unterstützen und sicherzustellen, dass alle organisatorischen Abläufe reibungslos funktionieren. Dies umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die das ganze „Drumherum“ eines Projekts betreffen. Unter anderem bin ich dafür verantwortlich, Workshops zu planen und vorzubereiten. Es ist zunächst sicherzustellen, dass alle relevanten Beteiligten über aktuelle Termine informiert sind. Dies umfasst z.B. die Koordination der Termine, das Versenden von Einladungen sowie die Bereitstellung der benötigten Räume und Materialien. Eine weitere zentrale Aufgabe besteht in der kontinuierlichen Pflege und Aktualisierung des JIRA Kanban Boards, um den Fortschritt des Projekts zu erfassen und die aktuellen To Dos im Überblick zu haben.
Zudem ist die Koordination zwischen den Fachbereichen und der IT eine weitere Aufgabe. Dabei ging es darum, die richtigen Ansprechpartner aus den jeweiligen Fachabteilungen und der IT zusammenzubringen – in meinem Fall, den geeigneten IT-Ansprechpartner für den Fachbereich zu finden, um die nächsten Schritte im Projekt abzustimmen. Schließlich spielt auch die Dokumentation eine entscheidende Rolle in meiner Tätigkeit. Eine Protokollierung von Meetings, das Festhalten von Entscheidungen sowie die Sicherstellung, dass alle wichtigen Informationen für das Team zugänglich waren, gehört ebenfalls zu meinen Aufgaben.
IT-Business Analyst: In meiner zweiten Rolle als IT-Business Analyst bin ich in die inhaltliche und technische Seite des Projekts involviert. Meine Aufgabe ist es sicherzustellen, dass die Anforderungen der Fachabteilungen technisch in der Software umgesetzt werden können. Mein Arbeitsablauf gliedert sich in mehreren Schritten:
Zunächst führe ich Gespräche mit Experten und Spezialisten aus den verschiedenen Teams, um die aktuellen Prozesse zu verstehen. Dabei lag der Fokus darauf, Schwachstellen in den bestehenden Abläufen zu identifizieren und mögliche Prozesse zu digitalisieren. Im Anschluss erarbeite ich mit Hilfe von BPMNs und Mockups erste Entwürfe für den optimierten Prozess. Diese Modelle dienen als Diskussionsgrundlage und helfen dabei, die Anforderungen visuell darzustellen. Nachdem die Anforderungen definiert waren, ist diese mit dem zuständigen Softwareanbieter abzustimmen. Ziel dieser Gespräche ist es, die Umsetzbarkeit der gewünschten Prozesse zu prüfen und mögliche Anpassungen oder Herausforderungen zu diskutieren.
Durch meine vielfältigen Aufgaben konnte ich wertvolle Erfahrungen in der Organisation und Koordination von Projekten sowie in der Analyse und Optimierung von Prozessen sammeln. Diese Kombination ermöglichte es mir, sowohl das „große Ganze“ im Blick zu behalten als auch tief in die technischen Details einzutauchen. Dabei war es besonders wertvoll, sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die technischen Möglichkeiten zu verstehen und miteinander zu verknüpfen.
Im nächsten Teil erfahrt ihr Informationen über meine Erfahrungen als Grenzgänger.