Wirtschaftsinformatik in der Praxis

Für den letzten Teil meines Blogeintrags möchte ich noch einmal auf speziellere Projekte eingehen, die ich im Unternehmen umgesetzt habe/umsetze. Als mittelständisches Unternehmen spielt Digitalisierung natürlich eine immer größere Rolle. Eine Tätigkeit, die im Büro kein Mitarbeiter gerne gemacht hat- die also immer an die Auszubildenden weitergegeben wurde- war das Besorgen von Ordnern aus dem Archiv. Steuerberatungs-/Wirtschaftsprüfungsgesellschaften müssen alle relevanten Daten für mindestens zehn Jahre aufbewahren, sodass sich auf dem Dachboden des Büros eine stattliche Sammlung von Ordnern (rund 6000) aufgebaut hat. Diese Ordnermenge nach den einen benötigten zu durchsuchen war eine langwierige und langweilige Aufgabe. Dieses Problem habe ich 2020 gelöst, indem ich eine verteilte Windows-App mit zugehöriger Datenbank entwickelt habe. Seitdem wurde der Workflow deutlich erleichtert: Mitarbeiter können an ihrem Computer in der Such-App verschiedene Aspekte eingeben (z.B. Mandantennummer, Jahr und Typ) und erhalten eine Excel-Tabelle mit Treffern und den zugehörigen Lagerplätzen. Dazu wurden Regale auf dem Dachboden aufgebaut und in Abteile zu je rund 20 Ordnern aufgeteilt und beschriftet. Der Mitarbeiter muss somit nur noch aus den 20 Ordnern den richtigen heraussuchen und mitnehmen. Nicht mehr benötigte Ordner werden in ein gesondertes Regal gestellt. Einmal pro Woche werden diese Ordner dann wieder in die Regale eingestellt. Dies dauert dann allerding nur wenige Minuten, da ein Computer mit einem weiteren Admin-Programm auf dem Dachboden steht. Bei der Datenübernahme habe ich an jeden Ordner einen individuellen Barcode geklebt und diesen als Primärschlüssel für die Ordner-Datenbank verwendet. Die Lagerplätze haben ebenfalls je einen Barcode erhalten, der der Pimärschlüssel in der Lagerplatz-Datenbank ist. Ein Ordner kann so also einfach mit einem kabellosen Barcodescanner eingescannt werden, dann an einen beliebigen freien Platz gestellt und schließlich der Barcode des Lagerplatzes eingescannt werden. Dieses System hat dem Unternehmen seitdem eine Menge Zeit und vor allem Nerven gespart.
Ein weiteres Projekt, das zur Zeit noch läuft, ist die Ausformulierung von Prozessen im Unternehmen. Dazu wurden Mitarbeiter in Arbeitsgruppen aufgeteilt und gebeten, eine Beschreibung von alltäglichen Aufgaben anzufertigen. So habe ich zum Beispiel von den Mitarbeitern in der Lohnbuchhaltung eine Stichpunktliste erhalten, wie sie im Lohn vorgehen. Diese Strichlisten übersetze ich aktuell in Prozessdiagramme und führe diese in einem Programm zusammen. Der Hintergrund davon ist, dass durch die Expansion des Unternehmens auch mehr neue Mitarbeiter kommen, die bei Fragen zunächst immer einen Kollegen blockieren. Die Prozessdiagramme sollen den neuen Mitarbeiten dagegen ermöglichen, bei Fragen zunächst selbst auf den Prozess zu schauen und diesen so gut es geht umzusetzen, wodurch Zeit gespart wird. Sind die Prozesse ausformuliert, kann dann auch von den Geschäftsführern besser an einer Steigerung der Effizienz der Prozesse gearbeitet werden.

Im zweiten Teil meines Blogeintrags möchte ich einen Einblick in reguläre Arbeitsabläufe geben. Da ich in der Wirtschaftsprüfung als Prüfungsassistent angestellt bin, fange ich dazu mit dem Ablauf einer Prüfung an. Für diese Prüfung eines größeren Konzerns aus der Einzelhandelsbranche bin ich mit meiner vorgesetzten Wirtschaftsprüferin für zwei Wochen nach Wiesbaden gereist, wo ich für die Zeit in einem Hotel in der Innenstadt gelebt habe. In Wiesbaden haben wir in den Räumlichkeiten des Steuerberaters des Mandanten gearbeitet. Dieser Standortwechsel hat zwei Hauptgründe: Zum einen ist man bei Nachfragen direkt an der Quelle und kann sich Telefonate etc. sparen. Außerdem ist die Präsenz vor Ort wichtig für Bonding und Networking. Die Prüfung selbst startet mit der Prüfungsvorbereitung, die im Büro am Hauptsitz durchgeführt wird. Die in Unternehmensrechnung im Bachelor kennengelernten Begriffe und Abläufe aus IFRS und HGB sind zum Verständnis dieser mit Sicherheit sinnvoll gewesen. In der Hauptprüfung in Wiesbaden haben wir dann systematisch sämtliche Punkte im Jahresabschluss auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft. Zu den im Jahresabschluss aufgeführten Bankguthaben/-verbindlichkeiten werden dazu zum Beispiel Auszüge von den jeweiligen Banken angefordert und abgeglichen. Grundstücke/Immobilien werden von unabhängigen Gutachtern bewertet- zur Prüfung werden dazu dann zum Beispiel die Zertifikate der Gutachter angeschaut und die Gutachten selbst auf Plausibilität probegelesen. So ergeben sich viele verschiedene Prüfungshandlungen für die Bereiche des Jahresabschlusses, die sich auch von Branche zu Branche unterscheiden. Wird eine Differenz aufgedeckt, wendet man sich zunächst an den zuständigen Steuerberater, um diese zu klären- meistens entstehen die Differenzen durch unterschiedliche Bewertungen. Sind alle Differenzen geklärt und keine schwerwiegenden Fehler aufgedeckt worden, schreibt der Wirtschaftsprüfer ein Testat, in dem er unter anderem die Richtigkeit des Jahresabschlusses bescheinigt.
Als anderes interessantes Beispiel für eine regelmäßige Tätigkeit zählt die Inventurbeobachtung. Dazu fahre ich einmal im Jahr zum entsprechenden Betrieb. Dieser schickt mir im Vorhinein eine bewertete Inventarliste, aus der ich nach bestimmten Modellen eine Stichprobe ziehe. Vor Ort lasse ich mir vom Lagerleiter dann die Artikel auf meiner Stichprobenliste zeigen und zähle diese im Lager von Hand durch. Meine Zählung gleiche ich dann im Nachhinein mit der bei der Inventur gezählten Menge ab. Wenn es dort keine Unterschiede gibt, kann der Inventarbestand für die Prüfung als plausibel angesehen werden. Für diese Tätigkeiten hilft neben guter Vorbereitung und sicherem Auftreten auch zum Beispiel die im Bachelor gelernten Grundbegriffe aus Produktion und Logistik- Stichwort FIFO/LIFO etc. Inventurbeobachtungen sind je nach Branche sehr interessant, da man einen sehr tiefen Einblick in die Produktionsstätten der Mandanten erhält. Auch die tatsächlichen Preise für verbaute Materialien sind unter Umständen sehr spannend.

Moin zusammen,
ich bin Jan Malte Hilgefort und studiere Wirtschaftsinformatik im zweiten Mastersemester. In meinen Blogeinträgen möchte ich meine Werkstudententätigkeit der letzten 3 Jahre vorstellen. Nachdem ich 2019 ein Praktikum bei der NIEHAUSPARTNER Treuhand GmbH & Co. KG abgeschlossen habe und dieses von beiden Seiten positiv bewertet wurde, habe ich eine Werkstudentenstelle ebenda als Prüfungsassistent in der Wirtschaftsprüfung angefangen. Diese besteht aus einigen Stunden im Monat und Vollzeitphasen in den Semesterferien, dazu aber im zweiten Blogeintrag mehr.
Die NIEHAUSPARTNER Treuhand GmbH & Co. KG ist eine mittelständische Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft mit Hauptsitz in Cloppenburg und beschäftigt ungefähr 40 Arbeitnehmer. Dazu gehören neben Steuerfachangestellten und Prüfungsassistenten auch Berufsträger, also Steuerberater und Wirtschaftsprüfer. Die Steuerberatung gestaltet und berät dabei Unternehmen unterschiedlichster Größe in steuerlichen Belangen und erstellt dazu zumeist einmal im Jahr einen Jahresabschluss und Steuererklärungen. Haben Unternehmen eine gewisse Größe erreicht, sind sie prüfungspflichtig und müssen sich einmal jährlich einer Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer unterziehen.
Im zweiten Teil des Blogeintrags möchte ich zur Vorstellung meiner Werkstudententätigkeit zunächst regelmäßige Arbeitsabläufe vorstellen und im dritten Teil dann zwei Projekte, die ich im Unternehmen umgesetzt habe. Bei den meisten Aufgaben haben mir Kenntnisse aus dem Bachelorstudium Wirtschaftsinformatik sehr weitergeholfen. Gerade Unternehmensrechnung und Produktion/Logistik haben bei den alltäglichen Aufgaben unterstützt, für die informatiklastigeren Projekte haben mir Programmieren I/II und Relationale Datenbanken wohl am meisten geholfen.
Insgesamt kann ich die Werkstudentenstelle als Prüfungsassistent auf jeden Fall weiterempfehlen, da es sich um eine fordernde Tätigkeit handelt, die viele Schnittstellen mit dem Wirtschaftsinformatikstudium hat. Gerade die Digitalisierung von mittelständischen Unternehmen bietet Wirtschaftsinformatikern in dem Bereich zahlreiche Chancen.